Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie gemäß Art. 13 und 14 DSGVO darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten bei der Nutzung unserer Website famgmbh.de verarbeiten.

1. Verantwortlicher

FAM Gebäudedienste GmbH
Vertreten durch: Michaela aus der Beek-Bremekamp (Geschäftsführerin)
Falkensteinstr. 281, 46047 Oberhausen
Telefon: +49 (0)208 / 388 372 – 0
E-Mail: info@famgmbh.de

2. Datenschutzbeauftragte

Kristina Weingart
E-Mail: datenschutz@famgmbh.de

3. Das Wichtigste in Kürze

Diese Website verwendet keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste und bindet keine Inhalte von Drittanbietern ein. Schriftarten, Bilder und Skripte liefern wir von unserem eigenen Server aus.
Es gibt genau ein eigenes Cookie („famgmbh-consent“). Es wird erst gesetzt, wenn Sie im Cookie-Dialog eine Auswahl bestätigen.
Personenbezogene Daten übermitteln Sie nur, wenn Sie das Kontaktformular oder das Bewerbungsformular absenden.
Die Links zu Instagram, XING, LinkedIn, kununu und Google Maps sind einfache Links. Beim bloßen Besuch unserer Website werden keine Daten an diese Anbieter übertragen.

4. Hosting

Unsere Website wird in einem von uns betriebenen Kubernetes-Cluster bei der netcup GmbH (Emmy-Noether-Str. 10, 76131 Karlsruhe) betrieben. Die Server stehen ausschließlich in Deutschland. Mit netcup wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am zuverlässigen Betrieb der Website)

5. Server-Log-Dateien

Bei jedem Aufruf unserer Website erfasst der Server, der Ihre Anfrage entgegennimmt, automatisch folgende Daten (Zugriffsprotokoll):

IP-Adresse des anfragenden Geräts
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
Aufgerufene Adresse (URL einschließlich etwaiger Parameter), HTTP-Methode und Protokollversion
Statuscode und Größe der Antwort sowie die Bearbeitungsdauer

Browserkennung und Referrer (zuvor besuchte Seite) werden nicht protokolliert. Diese Daten werden in unserem Log-Aggregationssystem (Loki) gespeichert und nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen erfolgt nicht. Die Verarbeitung dient der Gewährleistung des technischen Betriebs, der IT-Sicherheit und der Fehleranalyse. Die Meldungen der Website-Anwendung selbst enthalten keine Angaben aus den Formularen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der technischen Funktionsfähigkeit und Sicherheit der Website)

Diese Website setzt genau ein Cookie. Es ist ein eigenes Cookie dieser Website:

Name	Zweck	Speicherdauer
famgmbh-consent	Speichert Ihre Auswahl im Cookie-Dialog: die gewählten Kategorien, den Zeitpunkt der Auswahl und die Version der Cookie-Einstellungen.	180 Tage

Das Cookie wird nur gesetzt, wenn Sie im Dialog „Cookie-Einstellungen“ eine Auswahl bestätigen („Auswahl speichern“, „Alle akzeptieren“ oder „Nur notwendige“). Beim bloßen Besuch dieser Website wird es nicht gesetzt. Sie können Ihre Auswahl jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ in der Fußzeile jeder Seite ändern oder das Cookie in den Einstellungen Ihres Browsers löschen. Weitere Einzelheiten finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

Wenn Sie das Kontaktformular absenden, übermitteln wir Ihre aktuelle Auswahl aus diesem Cookie (Kategorien, Version der Cookie-Einstellungen und die Angabe, ob Sie Werbedaten freigegeben haben) zusammen mit Ihrer Anfrage an unser CRM-System, damit Ihre Entscheidung zu der Anfrage nachvollziehbar bleibt. Ohne Cookie gilt: nur notwendige Funktionen, Werbedaten nicht freigegeben.

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (Speicherung Ihrer ausdrücklich getroffenen Auswahl); für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO (Nachweis einer Einwilligung) beziehungsweise lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Umsetzung Ihrer Auswahl).

7. Herkunftsangaben im Sitzungsspeicher

Diese Website merkt sich im Sitzungsspeicher Ihres Browsers (sessionStorage, kein Cookie), über welchen Link Sie zu uns gekommen sind: Kampagnen-Angaben aus der Adresse (z. B. utm_source oder gclid), die zuerst aufgerufene Seite und die Seite, von der Sie kamen. Diese Angaben bleiben in Ihrem Browser und werden nur an uns übermittelt, wenn Sie das Kontaktformular absenden. Sie werden gelöscht, wenn Sie den Tab oder das Browserfenster schließen.

Mit einer abgesendeten Anfrage speichern wir diese Angaben zusammen mit der Anfrage in unserem CRM-System. Wir verwenden sie, um nachzuvollziehen, über welche Anzeige, Verlinkung oder Suche Sie zu uns gefunden haben. Ohne Ihre Anfrage verlassen diese Angaben Ihren Browser nicht. Eine Weitergabe an Werbeplattformen findet nicht statt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Zuordnung von Anfragen zu unseren Informations- und Werbekanälen); Zugriff auf den Browserspeicher: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (die Angaben verlassen Ihren Browser nur mit einer von Ihnen abgesendeten Anfrage)
Speicherdauer: im Browser bis zum Schließen des Tabs; bei einer Anfrage danach mit der Anfrage (siehe Ziffer 8)

8. Kontaktformular

Wenn Sie unser Kontaktformular nutzen, werden folgende Daten erhoben:

Anliegen (Auswahl, Pflichtangabe)
Nachname (Pflichtangabe), Vorname, Anrede und Firma (freiwillig)
E-Mail-Adresse oder Telefonnummer (mindestens eine Angabe ist Pflicht)
Postleitzahl (Pflichtangabe), Ort (freiwillig)
Nachricht (Freitext, freiwillig)
Ihre Einwilligung in die Speicherung und Bearbeitung der Anfrage (Pflicht-Kontrollkästchen) mit Zeitpunkt und Version des angezeigten Einwilligungstextes
die Herkunftsangaben aus Ziffer 7 und Ihre Cookie-Auswahl aus Ziffer 6, sofern vorhanden

Ohne die Pflichtangaben können wir Ihre Anfrage nicht bearbeiten. Das Formular schützen wir mit einer Sicherheitsprüfung, siehe Ziffer 10.

Übermittlung. Ihre Angaben gehen über unsere Website-Anwendung an das Gateway unseres CRM-Systems (AppDesk) unter api.f4m.io und werden dort als Anfrage erfasst. Das System betreiben wir selbst. Ihre IP-Adresse wird dabei nicht im Klartext gespeichert; für den Nachweis Ihrer Einwilligung speichern wir einen Hashwert der IP-Adresse.

Ausweichweg per E-Mail. Ist die Übermittlung an das CRM-System vorübergehend gestört, senden wir Ihre Anfrage stattdessen als E-Mail an info@famgmbh.de. Die E-Mail enthält alle oben genannten Angaben samt Herkunftsangaben. Der Versand läuft über einen Mail-Relay in unserem Cluster und das Microsoft-365-Konto unserer Unternehmensgruppe (Microsoft Ireland Operations Ltd., Auftragsverarbeiter; Verarbeitung in Rechenzentren in der EU); Absender ist noreply@fm-gruppe.com, Ihre E-Mail-Adresse ist als Antwortadresse eingetragen. Das Postfach info@famgmbh.de betreibt unser E-Mail-Anbieter ALL-INKL.COM (Neue Medien Münnich, Friedersdorf, Deutschland) als Auftragsverarbeiter.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Ihre Einwilligung über das Pflicht-Kontrollkästchen).
Speicherdauer: Wir löschen Ihre Anfrage sechs Monate nach ihrer abschließenden Bearbeitung, sofern kein Vertragsverhältnis zustande kommt. Entsteht aus der Anfrage ein Vertragsverhältnis, gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (§ 257 HGB, § 147 AO).
Widerruf: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, zum Beispiel per E-Mail an datenschutz@famgmbh.de (siehe Ziffer 15).

9. Bewerbungsformular

Über die Funktion „Bewerben“ bei einer Stellenanzeige oder als Initiativbewerbung können Sie sich online bei uns bewerben. Folgende Daten werden erhoben:

Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse (Pflichtangaben)
Telefonnummer, Anschrift und Anschreiben (freiwillig)
Dateien (freiwillig): bis zu 5 Dateien mit je höchstens 10 MB im Format PDF, JPG oder PNG
die Referenznummer der Stelle, auf die Sie sich bewerben (bei einer Initiativbewerbung entfällt sie)
Ihre Bestätigung, dass Sie diese Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen haben (Pflicht-Kontrollkästchen), mit der Version dieser Erklärung und dem Zeitpunkt
Ihre Einwilligung in den Talent-Pool (freiwilliges Kontrollkästchen, siehe unten), falls Sie sie erteilen

Ohne die Pflichtangaben können wir Ihre Bewerbung nicht entgegennehmen. Das Formular schützen wir mit einer Sicherheitsprüfung, siehe Ziffer 10.

Übermittlung. Ihre Angaben und Dateien gehen über unsere Website-Anwendung an das Gateway unseres Bewerbermanagements (AppDesk Recruiting) unter api.f4m.io und werden dort als Bewerbung erfasst. Die Dateien werden dabei automatisch auf Schadsoftware geprüft. Das System betreiben wir selbst. Auf die Bewerbungen greifen wir ausschließlich über unser Bewerbermanagement zu; Zugriff haben nur dafür berechtigte Mitarbeitende der FAM Gebäudedienste GmbH (Personalverantwortliche und die Projektleitung des jeweiligen Bereichs). Ihre IP-Adresse wird im Klartext weder gespeichert noch protokolliert.

Automatisierte Auswertung der Unterlagen. Zur Vorbefüllung Ihres Bewerberprofils (zum Beispiel Kontaktdaten und beruflicher Werdegang) werten wir Ihre hochgeladenen Unterlagen automatisiert mit einer KI-gestützten Texterkennung aus. Dafür nutzen wir den Dienst Azure OpenAI von Microsoft in einer Rechenzentrumsregion in der EU als Auftragsverarbeiter; die Inhalte werden dort nicht zum Training von Modellen verwendet. Die Auswertung dient ausschließlich der Erfassung; eine automatisierte Entscheidung über Ihre Bewerbung findet nicht statt, jede Bewerbung wird von Menschen gelesen und beurteilt.

Talent-Pool (freiwillig). Wenn Sie das Kontrollkästchen anklicken, willigen Sie ein, dass wir Ihre Bewerbungsunterlagen und Kontaktdaten auch nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens speichern, damit wir Sie bei künftigen Stellenangeboten berücksichtigen können. Die Einwilligung gilt ab dem Absenden. Wir speichern, wann und mit welcher Textversion Sie sie erteilt haben. Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, zum Beispiel per E-Mail an datenschutz@famgmbh.de. Ihre Bewerbung nehmen wir auch ohne diese Einwilligung in vollem Umfang an.

Rechtsgrundlage: Für das Bewerbungsverfahren Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 BDSG (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin); für den Talent-Pool Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
Speicherdauer: Ohne Talent-Pool-Einwilligung löschen wir Ihre Bewerbung sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens. Mit Talent-Pool-Einwilligung löschen wir sie zwei Jahre nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens, sofern Sie die Einwilligung nicht früher widerrufen. Bei Einstellung werden die Daten in die Personalakte überführt.

10. Sicherheitsprüfung (ALTCHA)

Kontakt- und Bewerbungsformular schützen wir vor automatisierten Absendungen mit der Sicherheitsprüfung ALTCHA. Beim Absenden stellt Ihr Browser eine kleine Rechenaufgabe (Proof-of-Work), deren Lösung mit der Anfrage mitgeschickt wird. Die Aufgabe stellt unser eigenes System (AppDesk-Gateway) über unsere Website; es gibt keinen Drittanbieter, keine externen Aufrufe, keine Cookies und kein Nutzerprofil. Jede Lösung ist nur einmal gültig. Zusätzlich verwenden wir ein für Menschen unsichtbares Feld und eine Mindestdauer zum Ausfüllen. Diese Hinweise werden nicht gespeichert.

Zur Begrenzung der Zahl der Anfragen je Besucher (Missbrauchsschutz) verarbeiten wir Ihre IP-Adresse innerhalb kurzer Zeitfenster von wenigen Minuten. Die Website ermittelt die IP-Adresse und gibt sie signiert an das Gateway weiter; im Klartext speichern wir sie nicht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am Schutz der Formulare vor Missbrauch und Spam)
Speicherdauer: nur für die Dauer der Prüfung und des Zeitfensters

11. Empfänger Ihrer Daten

Wir geben Ihre Daten nur an die folgenden Empfänger weiter:

netcup GmbH als Hosting-Anbieter (Auftragsverarbeiter, siehe Ziffer 4)
Microsoft (Azure Blob Storage, Region Germany West Central) für die Datensicherungen unserer Systeme
unser CRM-System und unser Bewerbermanagement (AppDesk), die wir selbst betreiben (siehe Ziffern 8 und 9)
Microsoft (Azure OpenAI, EU-Region) für die automatisierte Auswertung von Bewerbungsunterlagen (siehe Ziffer 9)
im Ausweichweg des Kontaktformulars Microsoft (Microsoft 365, Versand) und ALL-INKL.COM (Postfach info@famgmbh.de), beide als Auftragsverarbeiter (siehe Ziffer 8)

Eine Weitergabe an Dritte zu Werbezwecken findet nicht statt.

12. Externe Links

Unsere Website enthält Links zu Instagram, XING, LinkedIn, kununu und zu unserem Standort bei Google Maps. Diese Inhalte sind nicht eingebunden. Erst wenn Sie einen Link anklicken, verlassen Sie unsere Website; dann gelten die Datenschutzhinweise des jeweiligen Anbieters, auf die wir keinen Einfluss haben.

13. Drittlandübermittlung

Beim Besuch unserer Website und bei der Nutzung der Formulare übermitteln wir Ihre Daten nicht in ein Land außerhalb der EU/des EWR. Hosting, CRM-System und Bewerbermanagement laufen in Deutschland; die Datensicherungen unserer Systeme liegen in einer Azure-Region in Deutschland (Germany West Central). Der E-Mail-Versand im Ausweichweg des Kontaktformulars läuft über ein Microsoft-365-Konto mit Datenverarbeitung in Rechenzentren in der EU. Soweit Microsoft in Einzelfällen (etwa Support) aus den USA auf Daten zugreift, ist Microsoft nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission); ergänzend gelten die EU-Standardvertragsklauseln.

14. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

Recht	Erläuterung
Auskunft (Art. 15 DSGVO)	Sie können Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen.
Berichtigung (Art. 16 DSGVO)	Sie können die Korrektur unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.
Löschung (Art. 17 DSGVO)	Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Einschränkung (Art. 18 DSGVO)	Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)	Sie können verlangen, die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
Widerspruch (Art. 21 DSGVO)	Gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) können Sie jederzeit Widerspruch einlegen. Dies betrifft insbesondere die Verarbeitung von Server-Logs, den Missbrauchsschutz der Formulare und die Herkunftsangaben.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an unsere Datenschutzbeauftragte (Kontaktdaten siehe Ziffer 2).

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

15. Widerrufsrecht

Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO beruht (Kontaktformular und Talent-Pool), können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird durch den Widerruf nicht berührt.

Den Widerruf richten Sie bitte per E-Mail an datenschutz@famgmbh.de. Ihre Auswahl im Cookie-Dialog können Sie jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ in der Fußzeile unserer Website ändern.

16. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestr. 2–4, 40213 Düsseldorf
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Telefon: 0211 / 38424-0

17. SSL/TLS-Verschlüsselung

Unsere Website nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL/TLS-Verschlüsselung (mindestens TLS 1.2) und weist Ihren Browser an, sie künftig nur noch verschlüsselt aufzurufen (HSTS). Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile Ihres Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Wenn die SSL/TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

18. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen unserer Datenverarbeitungen anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Seite.