Im Büro werden Geräte selten bewegt, kaum verschmutzt und meist von denselben Menschen benutzt. Deshalb sehen die Regeln hier die längsten Prüffristen für Elektrogeräte vor. Die Zahl, die dafür im Umlauf ist, lautet „zwei Jahre“. Sie stimmt, wenn drei Dinge zusammenkommen: echte Bürobedingungen, belegte Prüfergebnisse und eine dokumentierte Entscheidung.
Was die Regeln für Büros sagen
Die Durchführungsanweisungen zur DGUV Vorschrift 3 nennen in Tabelle 1B einen Richtwert von sechs Monaten für alle ortsveränderlichen Geräte. Wird bei den Prüfungen eine Fehlerquote unter zwei Prozent erreicht, darf die Frist verlängert werden, in Büros oder unter ähnlichen Bedingungen bis auf zwei Jahre. Länger ist auch im Büro nicht vorgesehen. Die zwei Jahre sind also ein Höchstwert, den ein Betrieb sich erarbeitet, kein Startwert.
Die DGUV selbst unterstreicht den Spielraum: In ihrer Pressemitteilung vom 17. Juli 2026 nennt sie die Kaffeemaschine in der Kaffeeküche als Beispiel für ein gering beanspruchtes Gerät, bei dem längere Fristen gerechtfertigt sind.
Was als Büro gilt und was nicht
„Ähnliche Bedingungen“ heißt: Geräte stehen überwiegend an einem Platz, die Umgebung ist trocken und sauber, die Belastung gering. Im Bürogebäude trifft das nicht auf alle Räume zu:
| Bereich im Bürohaus | Bürobedingungen? | Hinweis |
|---|---|---|
| Arbeitsplätze, Besprechungsräume, Empfang | ja | Monitore, Drucker, Netzteile, Tischleuchten |
| Teeküche | eher ja, im Einzelfall prüfen | Feuchtigkeit und häufiges Umstellen beachten |
| Serverraum, Technikraum | im Einzelfall | Geräte selten bewegt, aber hoch ausgelastet |
| Hausmeisterei, Lager, Poststelle | nein | Werkzeuge, Ladegeräte, Kabeltrommeln wie Werkstatt |
| Kantinenküche | nein | Nässe, Hitze, Fett |
| Außenbereich, Garage | nein | Witterung und mechanische Belastung |
Zuordnung: eigene Einschätzung auf Grundlage der Tabelle 1B; maßgeblich ist die Gefährdungsbeurteilung.
Dazu kommen Geräte, die zwar im Büro stehen, aber anders genutzt werden: Laptops und ihre Netzteile, die täglich mit nach Hause oder auf Dienstreisen gehen, oder Verlängerungsleitungen, die bei Veranstaltungen über den Boden gezogen werden. Für sie spricht viel dafür, sie in eine eigene Gruppe mit kürzerer Frist zu nehmen.
So kommen Sie zur längeren Frist
Die DGUV Information 203-071 beschreibt die Fehlerquote als Anteil der Mängel bei Prüfungen in einem Bereich mit vergleichbaren Bedingungen und nennt als Beispiel ausdrücklich die Verwaltung. Für die Praxis heißt das:
- Bürogeräte als eigene Gruppe führen, getrennt von Teeküche, Technik und Werkstatt.
- Mit dem Richtwert beginnen und die Ergebnisse der Prüfungen je Gruppe auswerten.
- Liegt die Fehlerquote unter zwei Prozent, die Frist in der Gefährdungsbeurteilung verlängern und die Begründung festhalten.
- Steigt die Quote wieder, zurück zu einer kürzeren Frist.
Geräte, die schon an der Sichtprüfung scheitern, zählen bei der Fehlerquote mit; die DGUV-Information betont das, weil defekte Geräte im Alltag oft vor der Prüfung aussortiert werden. Wie die Rechnung im Einzelnen aussieht, erklärt die Seite zur Fehlerquote.
Was im Büro zusätzlich zählt
Längere Fristen setzen voraus, dass zwischen den Prüfungen jemand hinschaut. Beschäftigte sollten wissen, dass sie Geräte vor der Benutzung auf sichtbare Schäden ansehen und Auffälliges melden. Neue Geräte kommen beim Kauf in das Verzeichnis, damit sie nicht erst bei der nächsten Prüfung auftauchen. Und wer Geräte zwischen Standorten austauscht, sollte darauf achten, dass die Gruppe am neuen Ort dieselbe Frist hat. Was für private Geräte der Beschäftigten gilt, steht unter Private Elektrogeräte am Arbeitsplatz.
Wie die FAM Bürogeräte etagenweise prüft, damit der Betrieb weiterläuft, steht auf der Seite Prüfung ortsveränderlicher Betriebsmittel.
Häufige Fragen
Darf ein neues Büro direkt mit zwei Jahren starten?
Die zwei Jahre sind in den Durchführungsanweisungen an eine Fehlerquote unter zwei Prozent geknüpft, die erst Prüfungen belegen können. Ohne eigene Ergebnisse ist der Richtwert der Ausgangspunkt; manche Betriebe übernehmen Erfahrungen aus vergleichbaren Standorten und begründen das in der Gefährdungsbeurteilung.
Gilt das auch für die Elektroinstallation im Büro?
Nein. Für die feste Anlage und ortsfeste Geräte gilt der eigene Richtwert von vier Jahren aus Tabelle 1A. Die zwei Jahre betreffen nur ortsveränderliche Geräte und Leitungen.